Hoe plan ik een vergadering?
Je kunt voor jouw groepen een vergadering aanmaken onder de tab 'Vergaderingen'. Zo kan een gebruiker de vergaderingen zien die voor hem of haar van toepassing zijn. Het plannen van vergaderingen is voorbehouden aan beheerders.
- Ga naar het tabblad 'Vergaderingen'.
- Klik op de groene knop 'Toevoegen'.
- Vul in voor welke groep je de vergadering wilt aanmaken. Hierna vul je alle gegevens in die nodig zijn. Dit zijn o.a. onderwerp, datum en tijd, omschrijving, online deelname link voor digitaal vergadering, stem link, locatie en de rolverdeling. Heb je al eerder vergaderingen aangemaakt? Dan kun je een voorgaande vergadering ook koppelen.
- Klik op de groene knop 'Opslaan'. Je vergadering is aangemaakt voor de betreffende groep. Je kunt nu starten met het creëren van de agenda met bijbehorende stukken.
- Scroll vanuit de overzichtspagina naar beneden en klik op 'Agendapunten'. Hier kun je agendapunten toevoegen, sprekers toewijzen aan de punten en betreffende documenten koppelen per agendapunt.
Dit doe je als volgt:
- Klik op de groene knop 'Toevoegen'.
- Vul de naam van het agendapunt in. Geef een annotatie/beschrijving over het agendapunt.
- Geef onder het kopje 'Gekoppelde personen' aan wie houder is van het agendapunt. Is de persoon niet beschikbaar in de groep, dan geef je het aan onder de knop externe personen. Typ hiervoor de naam en klik op het groene plusje.
- Druk op opslaan en het agendapunt is toegevoegd.
Herhaal de actie tot je het aantal agendapunten hebt. Per agendapunt kun je nu documenten koppelen. Deze kunnen al in Semble staan (bestaande documenten) of je kunt nieuwe documenten toevoegen. Je kunt dit doen door op het groene vakje achter het agendapunt te klikken (er staat een map-icoon in). Vervolgens voeg je dan een bestaand document of een nieuw document toe. Wil je precies weten hoe dat moet? Kijk dan bij de veelgestelde vragen onder het kopje 'Documenten'. Vervolgens kun je de toegevoegde documenten bekijken of weer verwijderen.
Ben je helemaal klaar met de vergadering en wil je de deelnemers attenderen op het feit dat de vergadering is aangemaakt? Stuur dan een uitnodigingsmail. Deze knop vind je op de detailpagina van de desbetreffende vergadering.
